Een webinar organiseren, waar moet je rekening mee houden?
Het organiseren van een webinar is uitermate geschikt om een product, dienst of een complexe boodschap over te brengen. Het succes van een webinar is echter sterk afhankelijk van de kwaliteit ervan. In deze blog vind je richtlijnen voor het succesvol organiseren van een webinar.
Een snelle, betrouwbare internetverbinding
Een webinar valt of staat bij een goede internetverbinding.
Gebruik een internetkabel i.p.v. draadloze verbinding met het internet (wifi). Hierdoor wordt de kans op haperingen van beeld of geluid aanzienlijk kleiner. Daarbij loop je minder risico dat de verbinding tijdens het webinar wordt verbroken.
Verder zijn er nog een aantal stappen die je kunt ondernemen om de internetsnelheid en daarmee de kwaliteit van het webinar te verbeteren:
- Zorg dat als je een laptop hebt, dat deze is verbonden met stroom.
- Sluit apps en programma’s die je niet gebruikt af.
- Zorg dat je op internet alleen tabbladen open hebt staan die je nodig hebt.
- Start je computer opnieuw op voorafgaand aan het webinar (doe dit ruim van te voren zodat je niet onverwachts updates moet installeren).
De juiste hardware
Voor een webinar heb je een microfoon en een camera nodig. Vaak zijn beiden al ingebouwd in laptops. Op desktops heb je meestal een externe microfoon en camera nodig. Het spreekt voor zich dat de kwaliteit van de hardware van grote invloed is op de uiteindelijke kwaliteit van het webinar. Als sprekers slecht verstaanbaar zijn en het beeld van de webcam wazig is kom je niet erg professioneel over.
Microfoon: test de microfoon die je van plan bent te gaan gebruiken. Via deze link kun je de microfoon testen. Ga naar de website en klik op ‘test my mic’. Als je dit voor het eerst doet vraagt de website om toestemming via een pop-up. Als de opname start begin je met praten voor de testopname.
Vervolgens luister je het audiofragment terug en beoordeel je de kwaliteit:
- Zit er ruis in het audiofragment?
- Ben je verstaanbaar?
- Hapert het geluid?
Camera: veel computers hebben een ingebouwde camera.
Dat kun je checken via deze website: https://www.onlinemictest.com/webcam-test/. Op de website klik je op de ‘Play’ knop en geef je de website toestemming je camera te gebruiken.
Beoordeel de kwaliteit van de camera aan de hand van onderstaande checklist:
- Is het beeld scherp? Hoewel de beeldkwaliteit van webcams een stuk lager is dan van videocamera’s moet je op zijn minst jezelf helder kunnen zien.
- Hapert het beeld?
Wil je het echt goed aanpakken? Investeer dan in een hoge resolutie webcamera met microfoon. Kost niet al te veel, maar is veelal beter dan wat er in je computer is ingebouwd. Bovendien kun je dergelijke camera’s beter op jezelf richten voor een professioneel ogende beeldhoek. Het belangrijkste is dat het webinar vloeiend verloopt en dat sprekers helder in beeld zijn.
Waar moeten sprekers verder rekening me houden?
Setting: om een professionele uitstraling te waarborgen moet je rekening houden met alles dat in beeld komt tijdens het webinar. Zorg daarom voor een rustige achtergrond. Het liefst zien we een witte muur als achtergrond. Is dat niet mogelijk? Zorg er dan voor dat er geen spullen in beeld staan.
Zonlicht: je kunt het beste in een ruimte gaan zitten waar je de ramen kan afsluiten. Teveel zonlicht in je gezicht is oncomfortabel. Met te veel zonlicht in je rug ben je niet goed zichtbaar voor je publiek.
Belichting: het beste is dat het licht van voren komt en dus op je gezicht schijnt. Hierdoor vallen er geen schaduwplekken op je gezicht. Zet geen lamp achter je neer, hierdoor wordt je gezicht erg donker op beeld.
Test de manier waarop je in beeld komt van te voren. Het is echt geen overbodige ijdelheid om te kijken hoe je erop staat.
Omgevingsgeluiden: zorg voor een rustige omgeving met weinig omgevingsgeluiden. De meeste microfoons vangen alleen geluid van dichtbij op, toch zijn omgevingsgeluiden een ongewenst en veelvoorkomend verschijnsel bij webinars.
Ondersteunend beeldmateriaal tijdens het webinar
Tijdens het webinar kan ondersteunend beeldmateriaal worden getoond. Door in beeld te brengen waar je het over gaat hebben is het voor kijkers gemakkelijker om bij de les te blijven. Je kan ook screenshots tonen van het product en je kan zelfs je beeldscherm live uitzenden om bepaalde functionaliteiten te laten zien.
Het is belangrijk om ondersteunend beeldmateriaal te voorzien van een huisstijl. Dit ziet er professioneel uit en wekt vertrouwen.
Afstemmen met producer
Tijdens het webinar ben je alleen verantwoordelijk voor het vertellen van je verhaal. Een producer zorgt voor het in beeld brengen van ondersteunend beeldmateriaal en het schakelen tussen de gastheer en verschillende sprekers. Om dit soepel te laten verlopen moet vooraf alles worden afgestemd en getest.
Het draaiboek
Structuur is belangrijk, zeker als er meerdere sprekers vanuit verschillende locaties aan bod komen. Met een helder draaiboek creëer je die structuur. Er wordt tijdens het webinar veel gewisseld tussen schermen en camera’s.
Het draaiboek moet daarom aangeven wie wanneer aan het woord is en wanneer welke slide moet worden getoond.
Generale repetitie
Tijdens de generale repetitie doen we het gehele webinar één keer zonder publiek. Vervolgens strijken we de plooien glad en voeren we waar nodig aanpassingen door.
Hulp nodig met het organiseren van een webinar?
Jenx helpt met de organisatie en uitvoering van webinars. We kennen alle haken en ogen en denken graag met je mee over de invulling van jouw webinar.